Auftragsabwicklung für Betriebe mit Außeneinsätzen
Der Papierkram macht sich unterwegs von selbst.
Angebot schreiben, Einsatz vor Ort dokumentieren, Rechnung stellen – in einem durchgehenden Vorgang statt in drei getrennten Systemen. Was Ihre Technikerinnen und Techniker auf der Baustelle erfassen, steht im Büro sofort als Rechnungsgrundlage bereit. Ohne Abtippen, ohne verlorene Zettel.
E-Rechnung ist eingebaut
XRechnung nach EN 16931 – ab 2028 für alle Unternehmen im Geschäftskundenbereich verpflichtend. Kein Zusatzmodul, sondern von Anfang an dabei.
Vor Ort erfasst, im Büro fertig
Montagebericht auf dem Handy: Messwerte, Fotos, Unterschrift des Kunden. Das verbaute Material wird automatisch zur Rechnungsposition.
Nachvollziehbar wie gefordert
Gebuchte Belege lassen sich nicht mehr ändern – Korrekturen laufen als eigene Stornorechnung. Genau so verlangt es die Finanzverwaltung.
Ein Vorgang statt drei Systeme
In vielen Betrieben wird dreimal dasselbe erfasst: im Angebotsprogramm, auf dem Papierbericht der Monteure und noch einmal beim Schreiben der Rechnung. Jede Übertragung kostet Zeit und ist eine mögliche Fehlerquelle. Ergotaxia führt Angebot, Auftrag, Einsatzdokumentation und Rechnung in einem durchgehenden Vorgang zusammen – mit einer führenden Projektnummer, die sich von der ersten Anfrage bis zum Zahlungseingang durchzieht.
Für wen sich das rechnet
Überall dort, wo Menschen außerhalb des Büros arbeiten und darüber Rechenschaft abgelegt werden muss: Handwerk und Bau, technischer Service und Wartung, Pflege- und Betreuungsdienste, Hausverwaltungen, kommunale Bauhöfe und Eigenbetriebe. Die Fachbegriffe unterscheiden sich, das Grundproblem ist überall dasselbe. Ergotaxia läuft dabei auf normalem Webspace – kein Server im Keller, keine teure Hardware, keine Einführungsprojekte über Monate.
Pflichten, die ohnehin auf Sie zukommen
Der Aufwand für Dokumentation und Nachweise wächst seit Jahren, gleichzeitig soll niemand dafür einen halben Tag pro Woche opfern. Diese drei Bereiche treffen praktisch jeden Betrieb – unabhängig von Größe und Branche:
- E-Rechnung wird Pflicht
Seit Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können – ohne Ausnahme, auch Kleinunternehmer und Vereine mit unternehmerischem Bereich. Ab 2027 gilt die Versandpflicht für Unternehmen mit über 800.000 Euro Vorjahresumsatz, ab 2028 für alle im Geschäftskundenbereich. Ergotaxia erzeugt XRechnungen nach EN 16931 bereits heute.
- Kleinunternehmer bleiben befreit
Wer die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG nutzt, ist vom Versand dauerhaft befreit und muss E-Rechnungen nur empfangen können. Ergotaxia kennt diesen Fall: Bei entsprechender Einstellung erscheint auf keinem Beleg eine Umsatzsteuerzeile, sondern automatisch der vorgeschriebene Hinweis.
- Belege müssen unveränderbar bleiben
Buchungsbelege sind acht Jahre lang aufzubewahren – vollständig, nachvollziehbar, jederzeit lesbar und unveränderbar. Eine Excel-Datei erfüllt das nicht. In Ergotaxia lässt sich eine gebuchte Rechnung nicht mehr bearbeiten; Korrekturen laufen als eigene Stornorechnung, die Ablage im Dokumentenmanagement erfolgt automatisch.
- Leistungen müssen nachweisbar sein
Ob Gewährleistungsfall, Zahlungsstreit oder Prüfung durch den Auftraggeber: Ein digital unterschriebener Bericht mit Fotos, Zeitstempel und Standortangabe ist eine deutlich belastbarere Grundlage als ein Durchschlag im Handschuhfach.
Stand: August 2026. Diese Einordnung ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung – zur konkreten Umsetzung in Ihrem Betrieb sprechen Sie bitte mit Ihrer Steuerkanzlei oder Ihrer Rechtsanwältin.
Selbst ausprobieren statt nur lesen
Drei Demo-Installationen mit unterschiedlichen Modulkombinationen stehen bereit.